Scrum is een veelgebruikte manier van werken die in de laatste jaren steeds meer populariteit heeft verkregen. Het zorgt ervoor dat de manier van werken wordt georganiseerd in korte cycli, om stapsgewijs te werken aan het behalen van doelen. Door deze manier van sprintplanning krijgen scrumteams meer voor elkaar in kortere tijd.
Vandaag leggen we uit hoe deze agile methode werkt en hoe je dit raamwerk als team gebruikt om beter te presteren.
De kern van scrum
Scrum is een agile werkwijze die teams in staat stelt om stapsgewijs en flexibel aan een product of dienst te werken. Dit framework houdt rekening met het feit dat een team niet alles weet aan het begin van een project en door middel van ervaring steeds beter wordt.
De gehele workload wordt in korte periodes, ook wel sprints, opgeknipt. Deze sprints duren meestal 2 tot 4 weken. Elke sprint levert een werkend resultaat op. Zo blijven de to-do's behapbaar en overzichtelijk, waardoor er daadwerkelijk resultaten worden geboekt.
Bij de scrum aanpak is er geen baas, maar beslist het hele team mee over hoe het werk wordt gedaan. Wel zijn er vaste rollen die elk scrum team bevat, om de taken zo goed mogelijk te verdelen. Hier gaan we zo meteen uitgebreid in. Het team heeft elke dag een kort overleg waarin besproken wordt wat er is gedaan, wat er vandaag gaat gebeuren en of er obstakels zijn.
Aan de hand van de product backlog en de sprint backlog (komen we zo op terug) wordt een visuele workflow gecreëerd waarmee teams over een periode van 2 tot 4 weken een werkend resultaat opleveren. Na elke sprint reflecteer je als team op wat er goed ging en wat er beter kan (sprint retrospective). Zo word je als team steeds een stukje beter en wordt er echte voortgang geboekt.
Liever een visuele uitleg van Scrum en agile? Bekijk dan het onderstaande filmpje
Wanneer is het slim om Scrum te gebruiken?
De scrum methode wordt vooral aangeraden voor teams waarin het onduidelijk is hoe taken aangepakt moeten worden en er wordt verwacht dat er tijdens het project meerdere veranderingen zullen plaatsvinden. Naast deze twee redenen, is scrum voor elk team dat overzicht wil creëren en/of concrete stappen wil zetten in plaats van eindeloos bezig te zijn met planningen en voorbereiden, een goede aanpak.
Om het scrum framework goed te laten werken is het essentieel dat je als organisatie/team vertrouwen hebt in je werknemers/collega's. Deze methode werkt op basis van verschillende inputs die door de verschillende teamleden geleverd moeten worden. Het volledige team moet daarom goed de taken uit kunnen voeren. Om te begrijpen wie je nodig hebt om het scrum raamwerk te laten slagen, zoomen we in op de verschillende rollen binnen het scrum team.
De voordelen van Scrum
De Scrum methode biedt verschillende voordelen voor teams en hun productiviteit:
Snelle resultaten
Doordat je werkt in korte sprints van 2 tot 4 weken, levert het team snel een werkbaar resultaat op. Zo blijf je constant in beweging en kan je op tijd bijsturen. Geen half werk meer dat maanden op de plank blijft liggen.
Overzicht en structuur
Door de duidelijke backlog en een visueel scrumbord weet het hele team precies wat er moet gebeuren. De product eigenaar van het team zorgt ervoor dat de taken behapbaar en overzichtelijk blijven.
Flexibel inspelen op verandering
Scrum maakt het makkelijk om snel reageren op nieuwe inzichten of veranderende wensen. Elke sprint duurt namelijk maar maximaal vier weken. Aanpassingen kunnen dus in de volgende sprint weer meegenomen worden.
Betere samenwerking
Door de daily scrum meetings en gedeelde verantwoordelijkheden is er een betere aftemming en meer teamgevoel.
Continue verbetering
Na elke sprint reflecteert het team terug op het proces. Wat ging goed? Wat kan beter? Zo groei je als team steeds verder.
Meer betrokkenheid
Tot slot; het team is zelforganiserend en beslist samen hoe het werk wordt aangepakt. Dit zorgt voor meer eigenaarschap en motivatie. Het mooie is dat dit naarmate de methode langer in gebruik is alleen maar beter wordt.
De 3 scrum rollen
Binnen het team van de Scrum methode zijn er 3 rollen te verdelen:
Scrum master: De Scrum master is verantwoordelijk voor het proces en zorgt ervoor dat de sprint soepel verloopt en goed wordt toegepast. Deze persoon helpt om problemen op te lossen die het werk belemmeren en zorgt dat het team zich blijft ontwikkelen en zelforganiserend wordt. Hij of zij kan gezien worden als een coach die zowel het team als de product owner ondersteunt bij communicatie en de rest van de organisatie.
Product owner: Deze persoon is verantwoordelijk van wat er daadwerkelijk gemaakt gaat worden. Hij of zij beheert de product backlog en zorgt ervoor dat de lijst met wensen (zoals features en verbeteringen) up-to-date is en goed is ingedeeld op basis van prioriteiten. Op deze manier stelt hij of zij prioriteiten voor de klant of gebruiker. Ook staat diegene nauw in contact met de klant en vertaalt hij de wensen naar actiepunten. Ook beoordeeld dit teamlid of opgeleverde stukken aan het einde van de sprint voldoen aan de gestelde eisen.
Developers: Deze teamleden zorgen ervoor dat het werk gedaan wordt. Dit team bevat alle skills die nodig zijn om het werk van idee tot realiteit te brengen. Zij krijgen de taken van de product owner en voeren deze uit. Het doel van de scrum methode is dat dit team zelforganiserend wordt/is en zelf bepaalt hoe het werk gedaan worden en wie wat oppakt. Het resultaat is een werkend product/dienst dat aan het eind van de sprint werkbaar wordt opgeleverd.
Om de juiste samenstelling van het team te vormen is het belangrijk om de verschillende kwaliteiten naast elkaar te leggen. Overleg met het team wie het meest geschikt is voor welke taak om samen het beste eindresultaat te bewerkstelligen.
De 4 gebeurtenissen die elke sprint doorlopen worden
Elke sprint bestaat uit vier vaste momenten die elke keer weer terugkomen. We lopen ze kort met je door.
1. Sprint planning
Voorafgaand aan elke nieuwe sprint selecteert en prioriteert de product owner het werk dat de komende sprint uitgevoerd moet worden. Hierbij kijkt hij naar hetgeen wat het meest waardevol is en de meeste impact heeft. Tijdens deze planning gebeuren deze drie dingen:
- De product owner plant samen met de ontwikkelaars het werk voor de komende sprint.
- Het team bepaalt samen wat het doel is en welke taken het meeste bijdragen aan het behalen van het doel
- De workload van de sprint wordt bepaald. Hoeveel werk gaat er gebeuren en hoeveel kunnen we aan. Dit mag niet te veel en niet te weinig zijn. Zo wordt de productiviteit gewaarborgd.
2. Daily scrum
Tijdens de sprint gaat het team aan de slag met de opgestelde taken. Om alles in goede banen te leiden wordt er elke dag een bijeenkomst gehouden. Daar worden de volgende drie dingen besproken:
- Wat is er gebeurd sinds de vorige daily scrum?
- Wat ging er goed?
- Welke obstakels ben je tegengekomen die je weerhouden om verder te gaan?
Idealiter wordt er dagelijks en op het zelfde tijdstip een korte meeting gehouden (max 15 minuten).
3. Sprint review
Na afloop van de sprint worden de behaalde resultaten getoond aan de product owner, scrum master en ander betrokkenen. Dit is het moment waarop feedback verzameld moet worden op de voortgang. Zo kan er eventueel nog bijgestuurd worden en het beter aan te laten sluiten op de wensen. De product owner speelt hierin een belangrijke rol, aangezien diegene nauw in contact staat met de klanten en dus het beste weet of het aan aan de eisen voldoet.
4. Sprint retrospective
De laatste fase van de sprint heet de sprint retrospective. Hier bespreekt het gehele team hoe de sprint is gegaan en wat er beter kan in de volgende sprint. Dit is een hele belangrijke fase die niet overgeslagen mag worden. Deze momenten zijn namelijk erg waardevol om de samenwerking zo efficiënt en effectief mogelijk te maken.
Na deze laatste afsluiting begint de product owner opnieuw met het maken van een planning voor de volgende sprint. Deze cycli zorgt voor een hoge productiviteit en een continue verbetering van het team.
De 3 essentiële onderdelen die de scrum werkwijze visueel maken
We hebben het nu veel gehad over hoe de scrum methode werkt en hoe je het als team kan toepassen. Het enige wat nog ontbreekt, is het visuele gedeelte van deze methode. Want leuk en aardig al deze onderdelen, maar hoe zorg je dat alles goed in beeld is? Dit gebeurt door middel van de onderstaande drie onderdelen.
Product backlog
De product backlog is een lijst met al het werk dat een team mogelijk kan oppakken. Je kan het zien als een grote to-do lijst. De taak aan de product owner om al deze taken te prioriteren en te ordenen in een duidelijke werkbare lijst voor de development team. Belangrijk is dat het gehele team goed op de hoogte is van al deze taken.
Sprint backlog
Als het hele team op de hoogte is van de taken, wordt het hun verantwoordelijkheid om de werkzaamheden af te ronden. Aan de hand van de gestelde prioriteiten beginnen ze met het uitvoeren van de taken. De sprint backlog volgt de product backlog op en bevat vaak vier kolommen:
Taken: Hier noteert het team de taken die ze gaan uitvoeren, geselecteerd op basis van prioriteit.
To do: De taak wordt verschoven naar to do en staat klaar voor uitvoering.
Doing: De taak wordt uitgevoerd door het team. Idealiter kan een taak binnen één dag uitgevoerd worden. Dit bevordert de doorstroom en de totale effectiviteit.
Done: Enkel als een taak helemaal af is (dus niet bijna af), wordt deze verschoven naar 'done'. Zo krijgt het team inzicht in de afgeronde taken en de workload.
Het doel van het opstellen van kleine behapbare taken in combinatie met deze drie kolommen, is dat er een continue workflow gecreëerd wordt die op consistente basis afgeronde taken oplevert. Dit geeft voldoening voor het team.
Het scrumbord
Dit is het bord waarop alle taken die het development team oppakt komen te staan. Het is een duidelijk en makkelijker bewerkbaar bord die de gehele sprint visueel inzichtelijk maakt. Idealiter werkt een team met een fysiek scrumbord waarmee ze taken van to do, naar doing en done kunnen bewegen. Zo heeft ieder teamlid op elk moment inzicht in de status van de taken.
Er zijn ook online tools die virtuele scrumborden aanbieden. Deze bevatten veelal dezelfde kolommen en zorgt ervoor dat teams altijd en overal toegang hebben tot de taken.
Scrum direct en praktisch toepassen
Na het lezen van dit artikel is het hopelijk duidelijk geworden hoe de scrum methode werkt en hoe je dit goed kan toepassen om de effectiviteit binnen jouw team te verbeteren.
Een goede rolverdeling en het hebben van goed vertrouwen binnen het team is belangrijk voor een goede werking van de methode. Door de juiste samenstelling van het team kan je zorgen voor een krachtig cyclisch proces dat zichzelf constant verbeterd.
Daarnaast is het aanbrengen van consistentie in de daily scrum meetings en het reflecteren op het gehele proces belangrijk om de beste resultaten mogelijke resultaten te boeken.
Dit in combinatie met een fysiek scrumbord zorgt voor een effectieve, tastbare werkwijze die het hele team op scherp stelt. Om je hierbij te helpen hebben wij een handig fysiek scrumbord ontworpen, die volledig aanpasbaar is naar de wensen van jouw team.
Zo verwijder of voeg je gemakkelijk kolommen toe, pas je de kleur en het lettertype aan en kies je zelf het formaat. Het wordt geleverd met handige herschijfbare magneten waarmee je taken gemakkelijk naar de volgende kolom schuift. Kortom; de perfecte tool voor teams die een tastbare en visuele workflow willen hebben.
Benieuwd naar de mogelijkheden? Bekijk ons scrumbord, pas hem aan en bestel het vandaag nog!