Met kanban kan je de chaos van alle to-do's oplossen door je taken op te delen in drie kolommen: to do, doing en done. Hoewel dit simpel klinkt, liggen hier enkele belangrijke principes aan verbonden die ervoor kunnen zorgen dat je meer gedaan krijgt in een korte tijd en meer waarde kan bieden aan je klanten. Hoe het precies werkt en wat je er mee kan leggen we je in dit artikel uit.
De key takeaways van de kanban methode
- Kanban is een systeem bedacht om werkprocessen te optimaliseren en het visualiseren van de workflow.
- Het bestaat uit 3 fases: to do, doing & done.
- De kern van de methode bestaat uit de 'flow', wat inhoudt dat de taken zo gelijk mogelijk door het systeem moeten vloeien, zonder lange wachttijden. Hierdoor werk je efficiënter en krijg je meer gedaan.
- Je kan een online tool of een fysiek kanbanbord gebruiken
Wat is de kanban methode?
De kanbanmethode is een systeem gericht op het visueel maken en beheren van de verschillende to do's. Het mooie is dat dit breed inzetbaar is, van een klein kantoor met enkele taken, tot een grote productielijn met vele verschillende onderdelen.
Een kanbanbord kan zowel fysiek als online gebruikt worden en bestaat uit drie fases:
- To do: deze kolom bevat de taken die nog niet zijn gestart.
- Doing: hier staan de taken waar aan gewerkt wordt.
- Done: hier worden de afgeronde taken genoteerd.
De methode gaat echter verder dan enkel het indelen van taken in deze drie kolommen. Het systeem kent enkele onderliggende principes waarmee taken niet alleen visueel gemaakt worden, maar ook een stuk efficiënter uitgevoerd kunnen worden.
Kanban is namelijk ontwikkeld door Taiichi Ohno, één van de grondleggers van wat we vandaag de dag kennen als 'Lean'. Dit is een businessstrategie waarmee de focus ligt op het elimineren van verspilling (van tijd en geld), met als resultaat een efficiëntere business die meer waarde creëert voor de klant. Hij gebruikte het destijds om het productieproces van Toyota de optimaliseren (ook wel lean manufacturing).
Dezelfde man heeft de Kanban methode bedacht met de focus op het zo efficiënt mogelijk produceren van producten of verrichten van werkzaamheden. Voordat we dieper ingaan op de drie fases van de methode, is het eerst belangrijk om de 6 principes van de kanban methode te doorlopen. Deze zijn namelijk bepalend voor effectiviteit ervan.
De 6 kernprincipes van kanban
Om het meeste uit de kanban methodiek te halen is het belangrijk dat je de onderstaande kernprincipes doorloopt.
1. Visualiseer het werk
Visualisatie is één van de belangrijkste onderdelen van de methode. Door al het werk te visualiseren op een bord, fysiek of digitaal, wordt het duidelijk wat er binnen het team speelt . Iedereen ziet in één oogopslag waar taken zich bevinden in het proces en waar knelpunten ontstaan.
2. Beperk werk in uitvoering (WIP)
Het voelt soms heel lekker om een flinke to-dolijst op te stellen. Echter valt de output hiervan behoorlijk tegen. Door een maximum te zetten op het aantal taken waar je tegelijk aan werkt (wip-limiet), voorkom je dat alles half af is en niets écht afgerond wordt. Dit vergroot de focus, verhoogt de kwaliteit en helpt je om taken sneller af te ronden.
3. Manage de flow
Het doel van kanban is een soepele, constante doorstroom van werk. Door actief te kijken waar werk blijft hangen, kun je processen aanpassen zodat taken sneller door de pipeline gaan (van to do naar done). Hier gaan we zometeen nog wat verder op in.
4. Maak afspraken expliciet
Een goed werkproces is gebaseerd op duidelijke afspraken. Bedenk goed wanneer een taak als ‘done’ wordt beschouwd of wie verantwoordelijk is voor welke stap. Door dit expliciet te maken, voorkom je misverstanden en werk je consistenter. Het opstellen van smart doelen kan hier ook goed bij helpen. Een smart doel is een goede geformuleerd doel dat Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden is.
5. Continue verbeteren
Kanban is niet een systeem dat je eenmaal opzet en vervolgens voor altijd soepeltjes loopt. Het vraagt om een continue aanpak waarbij iedereen scherp is op nodige bijsturingen. Door met elkaar regelmatig stil te staan bij wat beter kan, blijf je als team groeien in efficiëntie en samenwerking.
6. Gebruik feedbackloops
Regelmatige terugkoppeling is essentieel is de effectiviteit van de methode. Deze momenten zorgen ervoor dat je als team blijft afstemmen, leert van ervaringen en sneller kunt bijsturen als iets niet werkt. Hoe vaak je dit doet hangt af van de grootte van het team en doelstellingen die je hebt. Hier is niet een vast antwoord op te geven en vraagt op het begin om trail en error.
👉 Bekijk hier ons kanban bord en pas deze aan naar eigen smaak
Hoe werkt de Kanban methode?
Goed, je weet nu wat de zes kernprincipes zijn. Tijd om aan de slag te gaan met de methode zelf. We lopen de drie fases met je door.
1. To do
De eerste kolom op het kanban-bord is 'to-do'. Dit is een overzicht van alle werkzaamheden die gepland staan, maar nog niet gestart is. Denk hierbij aan het schrijven van een nieuwsbrief, het schrijven van een voorstel, het opvolgen van leads, etc.
Taken in deze kolom zijn vaak geformuleerd als duidelijke actiepunten (denk weer aan SMART doelen), zodat het meteen duidelijk is wat er moet gebeuren. Zorg ook echt dat ze zo worden opgesteld. Dit geeft je namelijk een beter inzicht in welke taken prioriteit hebben (en het meeste opleveren).
Hierdoor blijven je to do's overzichtelijk en zorg je voor een goede start. Onthoud goed het WIP-principe, waarbij je het aantal werk in uitvoering limiteert, om de daadwerkelijk output te verhogen.
2. Doing
Als je duidelijke actiepunten hebt opgesteld en je daadwerkelijk aan de slag gaat, wordt het tijd om taken te verschuiven naar doing. Hier staan de taken die daadwerkelijk uitgevoerd worden. Idealiter beperk je dit tot een paar taken om de focus te behouden en de productiviteit te waarborgen.
Door deze kolom goed bij te houden zie je waar iedereen mee bezig is en voorkom je dubbel werk of verstoringen. Taken schuiven pas door naar 'done' als ze helemaal afgerond zijn. Zo krijg je een goed beeld van de workload.
Done
Bij de done kolom noteer je de afgeronde taken. Denk aan de lead die is opgevolgd, het rapport dat is opgeleverd of de campagne die live staat. Door dit goed inzichtelijk te hebben kan je taken goed afsluiten en waar nodig reviewen om te kijken of er nog kansen liggen om het de volgende keer beter te doen. Let op: 'bijna klaar' taken komen hier niet in te staan.
Belang van de flow
Naast deze drie kolommen is de 'flow' van de kaarten van belang. Het doel is om de kaarten zo soepel mogelijk door het systeem te laten vloeien, zonder te lange wachttijden of blokkades. De flow bewaken is essentieel om de hoeveelheid werk goed te verdelen en de capaciteit optimaal te benutten. Hiermee kan je over tijd de snelheid waarmee je taken uitvoert verbeteren, kosten verlagen en een beter aanbod neerzetten voor je klanten.
Het goed onder de knie krijgen van de 6 principes, in combinatie met de drie kolommen zal echter wat oefening vereisen. Het vraagt om een verandering in de manier van werken en het aanpakken van taken.
Waar je voorheen misschien gewend was om een grote to-dolijst te maken, zal je deze nu een stuk verder moeten beperken. Hoewel een kleinere to-dolijst tegenstrijdig lijkt, zal de werkelijke output je verbazen. Je zal zien dat je een stuk meer gedaan krijgt.
👉 Bekijk hier ons kanban bord en pas deze aan naar eigen smaak
Welke kanban tool kan je het beste gebruiken?
Hoewel het kanban bord vroeger enkel als fysiek systeem bestond, zijn er in de afgelopen jaren heel wat online kanban tools op de markt gekomen. Hoewel je tegenwoordig misschien sneller geneigd bent om alles online te doen, heeft een fysiek kanbanbord ook veel voordelen. We lopen de twee opties met je door en kijken naar de mogelijkheden.
Virtuele kanbanborden
Virtuele kanbanborden zijn in de laatste jaren steeds populairder geworden. De papieren to-dolijstjes werden al snel ingeruild voor de handige virtuele lijsten, die allerlei handige functies met zich meebrengt.
Eén van de bekendste is Trello, waarmee je gemakkelijk verschillende taakborden kan aanmaken om je project inzichtelijk te maken. Deze gratis tool is heel gebruiksvriendelijk en zorgt ervoor dat je altijd en overal toegang hebt tot je workflows. Ook kan je meerdere gebruikers op één projecten toevoegen en taken labels toekennen, zoals to do, doing of done. Hieronder een voorbeeld van Trello.
Bron: Atlassian
Andere bekende tools zijn Asana, Zapier, Atlassian en KanbanFlow. Hoewel elke tool weer net andere functionaliteiten en styling heeft, zijn ze allemaal geschikt voor het beheren van de workflow en het inzichtelijk maken van de status van taken.
Voor een flexibele en altijd bereikbare aanpak is een virtueel kanbanbord erg handig.
Fysieke kanban borden
Nu denk je misschien, maar waarom zou ik dan nog een fysiek kanban bord willen? Eigenlijk is dat best simpel, want juist in deze tijd waar alles digitaal is, geeft een fysiek bord een tastbaar beeld van de status van je project.
Hang hem op in het kantoor of de vergaderruimte en krijg direct inzicht in de status van (openstaande) taken. Deze noteer je op fysieke kaarten die je werkelijk kan doorschuiven naar de volgende kolom.
Hieronder zie je een voorbeeld van ons fysiek kanbanbord die jij volledig naar eigen wens kan samenstellen.
Wij snappen dat iedere organisatie andere behoeften heeft voor een dergelijk takenbord. Daarom bepaal je zelf welke kleur, tekst, lettertype, grootte en aantal rijen je wil. Zo heb je altijd een bord die bij jouw team en werkzaamheden past.
Zit er een verschil tussen kanban en scrum?
Een veelvoorkomende misconceptie is dat kanban en scrum hetzelfde zijn. Er zitten echter wel wat duidelijke verschillen tussen deze twee systemen. Een scrum werkt vaak in vaste 'sprints' en in deze periode worden vaste taken uitgevoerd en afgerond. Dit bertref meestal een periode van 2-4 weken en kent een meer vaste structuur.
Kanban is een meer continue proces waarbij er een constante stroom aan werk is (denk aan de eerder besproken workflow). Omdat het een doorlopend proces is, wordt er een limiet aan de taken gesteld die in de workflow mogen staan. Zo wordt de output gewaarborgd.
Scrum is meer voor een duidelijke planning met deadlines en een kanbansysteem is goed voor continue binnenkomende taken die snel opgepakt moeten worden.
Begin vandaag nog met het visualiseren van de workflow
Ben jij het zat om to-do's op te stellen, alleen om na een tijd terug te kijken en te zien dat er half werk is geleverd? Of wil je gewoon een duidelijke visuele weergave hebben van alle taken? Dan is het aanschaffen van een virtueel of fysiek kanban bord zeker een aanrader!
Bekijk onze fysieke taakborden waarmee je efficiënter kan werken en meer gedaan krijgt!