La méthode Kanban vous aide à désencombrer votre liste de tâches en les divisant en trois colonnes : à faire, en cours et terminées. Si cela paraît simple, elle repose sur plusieurs principes clés qui vous permettront d’être plus productif et d’offrir une plus grande valeur ajoutée à vos clients. Cet article explique précisément son fonctionnement et ses applications.
Les principaux enseignements de la méthode Kanban
- Kanban est un système conçu pour optimiser les processus de travail et visualiser le flux de travail.
- Il se compose de 3 phases : faire, faire et terminé.
- Le principe fondamental de cette méthode est la fluidité des processus : les tâches doivent s’enchaîner dans le système de la manière la plus fluide possible, sans longs temps d’attente. Cela permet de travailler plus efficacement et d’accomplir davantage.
- Vous pouvez utiliser un outil en ligne ou un tableau Kanban physique.
Qu'est-ce que la méthode Kanban ?
La méthode Kanban est un système conçu pour visualiser et gérer diverses tâches. Son principal atout réside dans sa polyvalence : elle s’adapte aussi bien aux petits bureaux avec quelques tâches qu’aux grandes chaînes de production comportant de nombreux composants différents.
Un tableau Kanban peut être utilisé à la fois physiquement et en ligne et se compose de trois phases :
- À faire : Cette colonne contient les tâches qui n’ont pas encore été commencées.
- En cours : Cette section liste les tâches en cours.
- Terminé : C'est ici que les tâches accomplies sont notées.
Cependant, cette méthode ne se limite pas à la simple catégorisation des tâches dans ces trois colonnes. Le système repose sur plusieurs principes sous-jacents qui permettent non seulement de visualiser les tâches, mais aussi de les exécuter beaucoup plus efficacement.
Le kanban a été développé par Taiichi Ohno, l'un des fondateurs de ce que l'on appelle aujourd'hui le « lean ». Il s'agit d'une stratégie d'entreprise axée sur l'élimination du gaspillage (de temps et d'argent), permettant ainsi une plus grande efficacité et une meilleure création de valeur pour le client. Il l'a utilisé pour optimiser le processus de production de Toyota (également connu sous le nom de production au plus juste).
C’est le même homme qui a conçu la méthode Kanban, axée sur la production de biens ou l’exécution de tâches avec une efficacité maximale. Avant d’examiner plus en détail les trois phases de la méthode, il est important de passer en revue ses six principes fondamentaux. Ceux-ci sont essentiels à son efficacité.
Les 6 principes fondamentaux du kanban
Pour tirer le meilleur parti de la méthodologie Kanban, il est important de passer en revue les principes fondamentaux ci-dessous.
1. Visualiser le travail
La visualisation est un élément essentiel de la méthode. En visualisant l'ensemble du travail sur un tableau, physique ou numérique, on comprend clairement ce qui se passe au sein de l'équipe. Chacun peut ainsi voir d'un coup d'œil où se situent les tâches dans le processus et où apparaissent les points de blocage.
2. Limiter le travail en cours (WIP)
Il est parfois tentant de dresser une longue liste de tâches. Cependant, le résultat peut s'avérer décevant. En limitant le nombre de tâches sur lesquelles vous travaillez simultanément (une « limite d'effacement »), vous évitez de laisser des tâches à moitié terminées et de ne rien accomplir véritablement. Cela favorise la concentration, améliore la qualité du travail et vous permet de terminer vos tâches plus rapidement.
3. Gérer le flux
L'objectif du kanban est d'assurer un flux de travail fluide et constant. En identifiant activement les points de blocage, vous pouvez ajuster les processus afin que les tâches progressent plus rapidement dans le pipeline (de « à faire » à « terminé »). Nous explorerons ce point plus en détail prochainement.
4. Expliciter les accords
Un processus de travail efficace repose sur des accords clairs. Réfléchissez attentivement à la date à laquelle une tâche est considérée comme « terminée » et aux responsabilités de chacun. En explicitant ces points, vous évitez les malentendus et travaillez de manière plus cohérente. Définir des objectifs SMART peut également s'avérer utile. Un objectif SMART est un objectif bien formulé : spécifique , mesurable , acceptable , réaliste et temporellement défini.
5. Amélioration continue
Kanban n'est pas un système que l'on met en place une fois pour toutes et qui fonctionne parfaitement indéfiniment. Il exige une approche continue où chacun est attentif aux ajustements nécessaires. En réfléchissant régulièrement aux points à améliorer, vous et votre équipe progressez constamment en efficacité et en collaboration.
6. Utiliser des boucles de rétroaction
Un retour d'information régulier est essentiel à l'efficacité de la méthode. Ces échanges permettent à l'équipe de rester alignée, de tirer des enseignements de ses expériences et de s'adapter plus rapidement en cas de problème. La fréquence de ces échanges dépend de la taille de l'équipe et de vos objectifs. Il n'y a pas de réponse unique et, au départ, il faut procéder par essais et erreurs.
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Comment fonctionne la méthode Kanban ?
Bien, maintenant vous connaissez les six principes fondamentaux. Il est temps de passer à la méthode proprement dite. Nous allons vous guider à travers les trois phases.
1. À faire
La première colonne du tableau Kanban est intitulée « À faire ». Elle répertorie toutes les tâches planifiées mais non encore commencées. Par exemple : rédiger une newsletter, élaborer une proposition, relancer les prospects, etc.
Les tâches de cette colonne sont souvent formulées comme des actions concrètes (pensez aux objectifs SMART), ce qui permet de savoir immédiatement ce qu'il faut faire. Veillez à ce qu'elles soient structurées de cette manière. Cela vous permettra de mieux identifier les tâches prioritaires (et les plus productives).
Cela vous permet de garder vos listes de tâches organisées et de bien démarrer. N'oubliez pas le principe du travail en cours (WIP), qui consiste à limiter la quantité de travail en cours pour augmenter la productivité.
2. Faire
Une fois vos actions clairement définies et le travail entamé, il est temps de passer à la phase d'exécution. Cette phase liste les tâches qui seront réellement accomplies. Idéalement, limitez-vous à quelques tâches pour maintenir votre concentration et garantir votre productivité.
En consultant cette colonne, vous pouvez voir sur quoi travaille chacun et éviter les doublons et les interruptions. Les tâches ne passent à l'état « Terminé » que lorsqu'elles sont entièrement achevées. Vous obtenez ainsi une vue d'ensemble claire de la charge de travail.
Fait
Dans la colonne « Terminé », vous consignez les tâches achevées : prospect relancé, rapport remis, campagne en cours, etc. Une vue d’ensemble claire de ces tâches vous permet de les clôturer correctement et de les analyser au besoin afin d’identifier les axes d’amélioration. Remarque : les tâches « Presque terminées » ne sont pas incluses ici.
Importance du flux
Outre ces trois colonnes, la fluidité du traitement des cartes est primordiale. L'objectif est d'assurer un flux aussi régulier que possible dans le système, sans temps d'attente excessifs ni blocages. Maintenir ce flux est essentiel pour une répartition optimale de la charge de travail et une utilisation optimale des capacités. Vous pourrez ainsi améliorer la rapidité d'exécution de vos tâches, réduire vos coûts et proposer des offres plus avantageuses à vos clients sur le long terme.
Cependant, la maîtrise des six principes, combinée aux trois colonnes, exigera de la pratique. Cela implique un changement dans votre façon de travailler et d'aborder les tâches.
Alors que vous aviez l'habitude de dresser une longue liste de tâches, vous devrez désormais la réduire considérablement. Une liste plus courte peut sembler paradoxale, mais le résultat vous surprendra. Vous constaterez que vous accomplirez bien plus.
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Quel outil Kanban est le plus adapté ?
Si le tableau Kanban était autrefois un système physique, de nombreux outils Kanban en ligne ont vu le jour ces dernières années. Bien qu'il soit plus courant aujourd'hui de tout faire en ligne, un tableau Kanban physique offre également de nombreux avantages. Nous allons vous présenter les deux options et explorer leurs possibilités.
Tableaux Kanban virtuels
Les tableaux Kanban virtuels ont gagné en popularité ces dernières années. Les listes de tâches papier ont rapidement été remplacées par ces listes virtuelles pratiques, qui offrent toutes sortes de fonctionnalités utiles.
L'un des plus populaires est Trello, qui permet de créer facilement plusieurs tableaux de tâches pour suivre l'avancement de votre projet. Cet outil gratuit est très intuitif et vous garantit un accès à vos flux de travail à tout moment et en tout lieu. Vous pouvez également ajouter plusieurs utilisateurs à un même projet et attribuer des étiquettes aux tâches, telles que « À faire », « En cours » ou « Terminé ». Voici un exemple d'utilisation de Trello.
Source : Atlassian
Parmi les autres outils bien connus, citons Asana, Zapier, Atlassian et KanbanFlow. Bien que chaque outil présente des fonctionnalités et une interface légèrement différentes, ils conviennent tous à la gestion des flux de travail et au suivi de l'état d'avancement des tâches.
Pour une approche flexible et toujours disponible, un tableau Kanban virtuel est très utile.
Tableaux Kanban physiques
Vous vous demandez peut-être : « Pourquoi aurais-je besoin d'un tableau Kanban physique ? » C'est en fait assez simple, car, surtout à l'ère du numérique, un tableau physique offre une représentation tangible de l'état d'avancement de votre projet.
Accrochez-le dans votre bureau ou votre salle de réunion et visualisez instantanément l'état d'avancement de vos tâches (en cours). Vous notez ces informations sur des fiches physiques que vous pouvez déplacer dans la colonne suivante.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de notre tableau Kanban physique que vous pouvez entièrement personnaliser selon vos souhaits.
Nous savons que chaque organisation a des besoins différents en matière de tableau de tâches. C'est pourquoi vous pouvez choisir la couleur, le texte, la police, la taille et le nombre de lignes. Ainsi, vous aurez toujours un tableau adapté à votre équipe et à vos tâches.
Existe-t-il une différence entre Kanban et Scrum ?
On confond souvent Kanban et Scrum. Pourtant, il existe des différences notables entre ces deux systèmes. Scrum fonctionne généralement par sprints, des cycles fixes de 2 à 4 semaines, durant lesquels des tâches précises sont réalisées.
Kanban est un processus continu impliquant un flux de travail constant (comme évoqué précédemment). Du fait de sa continuité, le nombre de tâches pouvant être incluses dans le flux de travail est limité, ce qui garantit la production.
Scrum est davantage adapté à une planification claire avec des échéances, tandis qu'un système Kanban convient mieux aux tâches entrantes continues qui doivent être traitées rapidement.
Commencez dès aujourd'hui à visualiser votre flux de travail
Vous en avez assez de créer des listes de tâches pour ensuite constater qu'elles sont inachevées ? Ou souhaitez-vous simplement une représentation visuelle claire de toutes vos tâches ? Dans ce cas, l'achat d'un tableau Kanban, virtuel ou physique, est fortement recommandé !
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