Vous savez comment c'est, vous prenez rendez-vous et vous l'enregistrez dans votre tête. Puis un autre rendez-vous arrive et vous le gardez également dans vos pensées pendant un moment. Tu te dis, souviens-toi bien de ça. Cela se répète encore quelques fois, jusqu’au jour où vous pensez soudainement : « Oups, j’avais un rendez-vous aujourd’hui. » C'est un bon exemple de la façon dont de nombreuses personnes qui ne sont pas douées en planification s'y prennent.
Nous comprenons que cela soit ennuyeux et aimerions vous aider à apprendre à mieux planifier. Dans cet article, nous expliquons pourquoi la planification est si importante et donnons 4 conseils pour élaborer un bon plan. Lisez vite la suite !
Pourquoi faire un plan?
Que vous ayez une situation familiale chargée avec des enfants, que vous viviez en couple ou que vous soyez seul, il y a toujours beaucoup à faire. Il est donc agréable de pouvoir bénéficier de conseils dans certaines planifications.
Parce qu’avant même de vous en rendre compte, la semaine sera remplie de travail, de sport, de rendez-vous avec des amis et bien sûr de temps pour vous-même. En planifiant bien vos semaines et vos journées chargées, vous vous assurez d’être bien préparé pour la journée.
Moi-même, j'ai eu pendant longtemps le problème de ne pas pouvoir planifier correctement. Cela m’a laissé sans préparation pendant la journée et a laissé beaucoup de place à l’erreur. J’oubliais souvent des rendez-vous et je n’avais pas assez de temps pour accomplir les tâches.
Je voulais faire quelque chose à ce sujet, mais je n’ai jamais vraiment réussi à établir une planification efficace et cohérente. En fin de compte, un tableau de planification m’a aidé à structurer mes journées et une fois que j’ai eu un bon plan en place, j’ai rapidement vu à quel point c’était facile.
Pour vous faire gagner du temps, j’ai rassemblé 4 conseils, découvrez-les ci-dessous !
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Créer un bon plan en 4 étapes
Voulez-vous faire un bon plan ? Suivez ensuite les quatre étapes ci-dessous !
1. Faites une liste de toutes les tâches
La première étape consiste à noter toutes les tâches que vous devez effectuer au cours de la semaine ou du mois à venir. Il est important d’inclure également dans cette liste tous les rendez-vous et activités qui n’ont rien à voir avec le travail ou les études. En écrivant tout, vous vous assurez de ne rien oublier et de ne pas avoir de problèmes avec votre planification.
2. Déterminez le temps dont vous avez besoin pour chaque tâche
Maintenant que vous savez ce que vous devez faire dans la semaine ou le mois à venir, il est temps d'attribuer un temps à chaque tâche. Il s’agit d’une partie importante de la planification. Il peut être difficile d’estimer la durée d’une tâche.
Lorsque l’on élabore un plan, il est tentant de penser à une tâche de manière simple et de la lier à un laps de temps relativement court. Cela vous permet d’intégrer davantage de tâches dans une journée et rend votre planification très efficace.
L’inconvénient est que les tâches arrivent généralement en retard et prennent plus de temps que prévu. Notre conseil est donc de répartir votre temps plus généreusement. De cette façon, vous pouvez éviter de ne pas pouvoir accomplir toutes sortes de tâches.
Et si l'on prend en compte que quelque chose prendra plus de temps, le temps ne peut que paraître agréable. Si vous terminez un peu plus tôt, c'est un joli bonus.
3. Donnez un degré de priorité aux tâches
Avant que vous ne vous en rendiez compte, 24 heures supplémentaires se sont écoulées et le jour suivant est déjà arrivé. Il est donc judicieux de gérer son temps judicieusement, car on ne peut pas tout faire. En priorisant chaque tâche, vous pouvez déterminer quelles tâches doivent être accomplies et lesquelles peuvent être effectuées ultérieurement.
Vous pouvez pour cela diviser les tâches en 4 niveaux :
- Urgent et important (= faites-le maintenant)
- Urgent et pas important (= à faire entre les deux)
- Important et non urgent (= se garer un instant et le faire plus tard)
- Pas important et pas urgent (= ne vous en souciez pas trop)
Astuce : Donnez aux quatre niveaux une couleur prioritaire, cela vous aidera à garder une meilleure vue d'ensemble. Pensez à la couleur rouge, orange, jaune, bleu pour les quatre niveaux et à la couleur verte lorsqu'une tâche est terminée. De cette façon, vous gardez les choses claires et nettes.
4. Faites votre plan
Après avoir écrit les tâches, leur avoir alloué un certain temps et leur avoir donné une priorité, il est temps de remplir un planning. Vous pouvez bien sûr le faire dans Excel, mais notre expérience montre que vous ouvrez un tel fichier plusieurs fois et que vous ne l'utilisez plus jamais. Oui, jusqu'à ce que vous réfléchissiez, je ne planifie plus du tout. Et ainsi le cercle se répète.
Pour éviter cela, il est très important de visualiser votre planification. En accrochant un tableau de planification physique dans votre chambre, vous vous assurez de pouvoir consulter le planning encore et encore.
Cela rend beaucoup plus facile de transformer la planification en une habitude régulière. De plus, écrire physiquement vos tâches est bon pour le cerveau. En fait, vous êtes occupé à élaborer un plan. Cela vous aidera à mieux vous en souvenir et à créer la paix dans votre esprit.
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Élaboration d'un emploi du temps : théorie versus pratique
Il arrive très souvent que lorsque vous élaborez un plan, vous commenciez avec beaucoup d’optimisme. Après tout, vous allez mettre de l’ordre dans votre vie, bien planifier vos tâches et maintenir cela pendant longtemps. Malheureusement, la réalité est souvent différente. Après quelques utilisations, le plan créé n'est plus maintenu et les plans partent à la corbeille.
Honte! En planifiant de manière réaliste, vous pouvez vous assurer d’atteindre les objectifs fixés et de pouvoir continuer à planifier. Des événements peuvent toujours survenir et empêcher la réalisation de certaines tâches.
Il est donc important de toujours prévoir une certaine marge de manœuvre dans votre planification. Assurez-vous également de disposer de suffisamment de repos et de temps pour vous-même, après tout, c'est vous qui devez accomplir les tâches, vous devez donc être suffisamment en forme.
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